Im OK5 Min. Lesezeit

Einen Anlass erstellen

Titel, Daten, OK und Zugang festlegen. Danach kommen die Schichten.

Neue Anlässe erstellen die Abteilungsleitung und Personen mit dem Recht Anlässe erstellen. Bist du nur im OK eines bestehenden Anlasses, frag sie, ob sie den Anlass anlegen.

Formular öffnen

Auf der Startseite deiner Abteilung oben rechts auf Neuer Anlass. Gibt es noch gar keine Anlässe, steht in der Mitte Anlass erstellen.

Die Angaben

Aus Vorlage erstellen (optional): Hast du letztes Jahr eine Vorlage gespeichert, wähle sie hier. Alle Schichten, Arbeiten und Altersgrenzen werden übernommen.
Titel, zum Beispiel «Chilbi 2026».
Adresse (Slug): der letzte Teil des Links, zum Beispiel chilbi-2026. Wird aus dem Titel vorgeschlagen. Nur Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche, pro Abteilung einmalig. Tipp: Häng am besten die Jahreszahl an (z. B. chilbi-2026), damit die Adresse nächstes Jahr wieder frei ist.
Datum: der erste Tag des Anlasses. Ein Ende gibst du nicht an: Sobald es Schichten gibt, reicht der Anlass automatisch von der ersten bis zur letzten Schicht (Aufbau und Abbau eingeschlossen).
Beschreibung: Was sollen Helfer*innen wissen? Treffpunkt, Kleidung, Verpflegung. Steht oben im Banner.
Organisationskomitee (OK): Du bist schon als OK-Leitung drin. Füge weitere Personen aus der Mitgliederliste oder per Cevi-Name oder E-Mail hinzu, mit Rolle und Ressort.
Zuständigkeiten & Schichten:
- Schichtplan-Verantwortliche*r (optional): Ansprechperson für Helfer*innen, wenn eine Schicht voll besetzt ist.
- Verantwortliche für Schichten / Tage: Legt fest, ob Zuständigkeiten pro Schicht (z. B. Abbauleitung) oder als Tagesverantwortliche für ganze Tage vergeben werden.
- Tageswechsel-Uhrzeit: Ab welcher Uhrzeit Schichten zum neuen Tag zählen (z. B. 04:00 bei Chilbi oder Abendanlässen, damit Nachteinsätze bis 04:00 Uhr morgens zum Vortag gehören).
- Kontaktdaten der Verantwortlichen: Wähle, welche Kontaktdaten Helfer*innen von Schichtplan-, Tages- und Schichtverantwortlichen sehen dürfen: Handynummer und E-Mail, nur Handynummer, nur E-Mail oder keine Kontaktdaten (nur Name).
- Soll: Schichten pro Person (optional): Mindestanzahl Schichten pro Person, zum Beispiel 2 für jede*n Leiter*in. Das OK sieht dann unter Helfende, wer das Soll erfüllt hat.
- Austrage-Sperre (optional): Anzahl Tage vor Anlassbeginn, ab wann sich Helfer*innen nicht mehr selbst austragen können (z. B. 2 = ab 2 Tage vor Anlassbeginn; 0 = bis zum Beginn; leer = keine Sperre). Das OK kann Personen weiterhin jederzeit austragen.
- Ersatz suchen (Vorgabe: an): Helfende können ihre Schicht anbieten, andere übernehmen sie mit einem Klick, auch nach der Austrage-Sperre. Dazu wählst du, bis wann das geht: bis Schichtbeginn oder 1, 2, 6, 12 oder 24 Stunden davor. Mehr dazu unter Ersatz suchen.
- Schicht-Überlappung für Übergaben: Wähle, wie viele Minuten sich zwei Schichten überschneiden dürfen (0, 10, 15, 20 oder 30 Minuten; empfohlen: 15 Minuten). So können sich Helfende für zwei Schichten hintereinander eintragen, die sich für eine Übergabe oder Einweisung kurz überschneiden.
- Freischaltung zum Eintragen (optional): Datum und Uhrzeit (in Schweizer Zeit), ab wann sich Helfer*innen selbst eintragen können (leer = sofort offen). Schichten sind vorab als Vorschau sichtbar; bei weniger als 24 Stunden zählt ein Live-Countdown herunter (ab 10 Minuten mit Sekunden, ab 1 Minute mit Millisekunden). Sobald die Zeit abgelaufen ist, lädt die Seite automatisch neu, damit sich Helfer*innen direkt eintragen können. Das OK kann Personen jederzeit auch vorab manuell einteilen.
- Anwesenheitsliste (optional): aus, nur das OK hakt ab oder zusätzlich Selbst-Check-in per QR-Code. Mehr dazu unter Anwesenheitsliste und QR-Check-in.
Wer darf sich eintragen? und weitere Zugangsregeln. Alles dazu unter Zugang regeln.
Banner und Logo: siehe Design.
Tippe auf Anlass erstellen.

Und dann?

Der Anlass ist sofort sichtbar, aber noch leer. Tippe auf Schicht anlegen und plane die erste Schicht. Wie, steht unter Schichten planen.

Sind die Schichten fertig, kopier den Link aus der Adresszeile und schick ihn in den Gruppenchat. Für Personen, die die Zugangsregeln nicht erfüllen, gibt es Zugangs-Links.

Später ändern

Alle Angaben änderst du später im OK-Bereich unter Einstellungen (oder im Anlass bei «OK» über Einstellungen). Formulare speichern automatisch im Hintergrund und Dialoge sind vor versehentlichem Schliessen geschützt:

Titel, Beschreibung, Zugang, Soll, Banner und Logo lassen sich jederzeit direkt anpassen.
Zeitraum: wird aus der ersten und letzten Schicht berechnet und ändert sich mit den Schichten. Siehe Anlass verschieben.
Adresse (Slug) lässt sich ebenfalls ändern. Weil dadurch aber alle bisher geteilten Links (z. B. in WhatsApp oder Mails) ungültig werden, musst du die Änderung mit einem 10-sekündigen Sicherheits-Countdown bestätigen.

Anlass verschieben

Findet der Anlass an einem anderen Datum statt, verschiebst du ihn als Ganzes:

Öffne im OK-Bereich Einstellungen. Unter Grunddaten steht der Zeitraum.
Tippe auf Verschieben und wähle den neuen ersten Tag.
Der Schichtplan zeigt dir als Warnung, um wie viele Tage sich alle Schichten verschieben und wie der neue Zeitraum aussieht. Bestätige mit Verschieben.

Alle Schichten wandern um gleich viele Tage mit, die Uhrzeiten bleiben (auch über die Zeitumstellung). Tagesverantwortliche und eine gesetzte Freischaltung zum Eintragen wandern ebenfalls mit. Eintragungen bleiben bestehen, die Helfer*innen bekommen aber keine Nachricht: Schreib ihnen danach unter Nachrichten. Verschieben können die Abteilungsleitung und die OK-Leitung.

Anlass löschen

Einen Anlass löschen kann nur die Abteilungsleitung. Die OK-Leitung kann das nicht, sie kann aber in den Einstellungen Eintragen für Helfer*innen offen ausschalten.

Öffne im OK-Bereich Einstellungen und scrolle ganz nach unten.
Tippe auf Anlass löschen.
Tippe zur Bestätigung die Adresse (Slug) des Anlasses ein, zum Beispiel chilbi-2026, und bestätige mit Endgültig löschen.